Forum Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP

Witam,

Czy w którejś z jednostek funkcjonuje system, że budżet jednostki jest przez Gminę lub Miasto przekazywany na konto OSP w formie dotacji ? Jak to wygląda u Was ? Jak ten system finansowania się sprawdza ? Czy jest łatwiej ?

Ja chciałem takie rozwiązanie przepchać u nas, ale KG się to nie spodobało (za mało miałby dla siebie), ale sam jestem ciekaw czy to gdzieś działa ?

U nas tak jest. Przyznana jest dotacja na cały rok. Na konto przelewana jest w czterech transzach, co kwartał. Rozliczamy się co kwartał z wydanych pieniędzy. Opisane kopie faktur na sprzęt i paliwo, naprawy przekazywane są co trzy miesiące do UG.
Rządzimy się tym co dostajemy . Jest dużo lepiej , bo nie trzeba z każdym zakupem od razu latać do gminy!

i będzie tak do najbliższej kontroli RIO. Niestety dotacja celowa może być przeznaczona na konkretny cel np. zakup torby medycznej, zakup samochodu itp. Jedynie że macie określone że np 1sza transza jest na paliwo, druga na to a 3cia na co innego U nas po kontroli został wprowadzony system że jednostki mają określoną kwotę do dyspozycji w gminie i każdy kupuje co uważa i oddaje fv do gminy.

U nas chcą zrobić tak, że pieniądze są przekazywane w formie dotacji celowej, ale... Pierw ja mam złożyć wniosek o taką dotację i dopiero po jej rozpatrzeniu zostaje ona przyznana, bądź też nie.

Jedynym minusem, o którym się dowiedziałem jest to, że będziemy musieli sobie wziąć księgową, ale za to miasto już nie zapłaci... W zależności od liczby faktur, podejrzewam, że będzie to koszt ok. 300-500 zł na kwartał

jarek.osp pisze:i będzie tak do najbliższej kontroli RIO. Niestety dotacja celowa może być przeznaczona na konkretny cel np. zakup torby medycznej, zakup samochodu itp. Jedynie że macie określone że np 1sza transza jest na paliwo, druga na to a 3cia na co innego U nas po kontroli został wprowadzony system że jednostki mają określoną kwotę do dyspozycji w gminie i każdy kupuje co uważa i oddaje fv do gminy.

U nas jest tak od lat, była kontrola RIO bodajże rok temu i wszystko dalej funkcjonuje jak funkcjonowało. Wszystko, powtarzam wszystko zależy od zapisu w umowie. Nie musi być zapis na zakup torby medycznej, wystarczy, że jest zapis np sprzęt ratowniczy i w to można wepchnąć wszystko, od prądownicy, przez buty na psp r-1 kończąc U nas taki system sprawdza się od lat i ani Gmina, ani jednostki OSP nie mają z tym problemu.

No właśnie u nas też nie jest pierwszy rok. Nie było z tym żadnych problemów. Oczywiście , że zapis jest w umowie co możemy z tej dotacji finansować, tzn: paliwa , sprzęt, naprawy sprzętu, ubrania bojowe, oraz część na remonty bieżące.

a jak wygląda sprawa księgowości, bo to chyba dość istotne ?

Co kwartał do gminy opisane faktury z zaznaczeniem , że to z dotacji celowej budżetu gminy, ( np; zakupiono resory do samochodu bojowego star 244, fakturę opłacono z dotacji budżetu gminy xxxx.. data , resory zamontowano w w/w samochodzie o nr. rej. xxx0000 ) oprócz tego dodatkowo opis merytoryczny na specjalnym druku i na drugim druku - tabeli po kolei wszystkie faktury : data , nr. faktury, dokładny opis zakupu i wyciągi bankowe. To wszystko! Oczywiście wewnętrznie książka skarbnika i roczne sprawozdanie finansowe.

1. Księgowość musi być, niezależnie od tego, czy otrzymuje się dotacje od gminy, czy też nie.
2. Biuletyn Informacji Publicznej w bardzo wielu przypadkach też musi być prowadzony..., to tak na marginesie.

Z praktyki najlepiej sprawdza się wydawałoby się banalne podejście do [kosztów] rachunkowości i rozliczeń: w kalkulacji każdej dotacji z góry ujmujemy - jako swoisty element uzyskania przychodu - określony procent na księgowość i inne obowiązki wynikające z obracaniem finansami publicznymi.

Przykład: gmina (z reguły stanowi o tym rada gminy w uchwale budżetowej) daje 3 tys. zł na motopompę, to traktujemy sprawę, że pod tym kryje się 2,8 tys. na motopompę, 150 zł na księgową, 50 zł na informatyka (na transport sprzętu, odbiór itd. itp.).

Jeżeli więc na motopompę potrzebujemy okrągłe 3 tys. zł, wnioskujemy o 3200, albo czekamy na następną okazję/transzę, tudzież uzupełniamy brak wkładem własnym.

Może to być mentalnie trudne do ogarnięcia, ale działa: i stowarzyszenie (bo w tym ujęciu nie: "jednostka"), i komisja rewizyjna rady gminy, i RIO, a na końcu US - wszystkie strony zadowolone. Ze strony instytucji kontrolnych osiągnięcie jakiegokolwiek zamierzonego celu bezkosztowo jest niemożliwe.

Zgoła odwrotnie wygląda sprawa od strony gminy - wcale nie jest tak prosto przekazać dotację "wprost" stowarzyszeniu. Po prawdzie wiele pieniędzy udaje się OSP wyrwać tylko dlatego, że organy kontroli żyją w mentalnym przeświadczeniu, że OSP nie równa się stowarzyszeniu, tylko czemuś innemu, obocznemu, poważniejszemu.

Praktyka pokazuje jednak, że i to pomału ewoluuje. Budżety jst się kurczą, w ramach zaciskania pasa kontrole są coraz przykładniejsze, świeża krew RIO zaczyna zmieniać podejście.

Jeszcze jeden istotny wątek: zgubne może okazać się całkowite scedowanie obowiązków księgowych i życie w przeświadczeniu, że podmiot zewnętrzny zrobi za nas wszystko jak trzeba, tym bardziej że idzie za tym żywa gotówka.

W jednym z przypadków, gdy dogadano się z księgową gminy, okazało się, że na stowarzyszenie prenumerowano prasę codzienną (nikt nie wie, konkretnie kto z tego korzystał), zakupiono dla niego meble (ostatecznie odnalazły się w świetlicy wiejskiej), a na dokładkę wyremontowano wieżę, co jak łatwo się domyślić nie miało miejsca.

Tak więc księgowość bezdyskusyjnie tak, ale z zagwarantowaniem sobie bieżącego wglądu w papiery. Warto mieć kontakt osobisty, dopytywać, wręcz dręczyć, nawet o wydawałoby się głupoty.